如何防范离职员工带走企业文件和商业机密

在当今这个信息爆炸的时代，企业数据的安全性和保密性显得尤为重要。然而，员工在职或离职期间泄漏公司重要机密的事件时有发生。调查显示，超85%以上的数据泄密都来源于企业内部员工，这不仅会给企业带来重大的经济损失，还可能对企业的声誉和长期发展造成不可估量的影响。

面对这一挑战，企业必须采取一系列有效的应对策略和防范措施，以确保机密信息的安全。

员工泄漏机密的常见方式：

事后追责不如事前控制，面对员工离职期间可能泄漏公司重要机密的风险，亚讯DLP数据防泄漏解决方案提供了一套全面而有效的策略，旨在数据泄漏之前将所有风险都规避掉。

一、移动设备管控

U盘体积小、容量大、易于携带的特性，使得U盘成为办公环境中常用的文件传输工具，员工随意使用自己的私人U盘将公司机密的技术文档拷贝带走。

DLP数据防泄漏系统可以识别员工的私人U盘为非授权设备，并自动阻止其与公司内部电脑的连接。同时，系统会向该员工发出警告，并通知IT部门。通过U盘授权策略，公司可以避免员工使用私人U盘拷贝公司机密资料的风险。

此外，通过对U盘进行加密处理，确保存储设备只允许在企业内部终端使用，有效防范U盘外带、丢失导致的数据泄漏。

二、文件外发管控

在发生数据泄漏事件时，系统可以通过审计日志和泄密追踪功能，迅速定位到泄漏源头。当终端用户外发文件时进行实时告警，或者触发指定规则时进行告警。

DLP系统支持零星式泄漏防护，其泄密追踪可以检测将敏感数据通过多次请求、分批分次泄密行为，比如在10分钟内将100个文件分别通过网盘、IM传输外发。

同时，系统能够记录并保存员工的所有敏感操作行为，如文档创建、访问、移动、重命名、复制、修改、删除等。审计详尽而细致，实现对文档的有效追溯。这种审计机制不仅可以帮助企业及时发现并阻止潜在的泄漏行为，还可以为后续的法律诉讼提供有力证据。

三、屏幕安全管控

员工离职通过截屏工具截取公司敏感数据，导致数据泄漏给竞争对手。DLP配合屏幕水印模块，可以对用户的截屏内容进行追溯。

同时，当用户通过截屏工具截取敏感数据时，支持在屏幕或打开指定软件时在窗口上铺设水印信息，杜绝敏感内容通过截屏泄密。

四、打印管控

DLP可以精准记录用户每次打印文档的行为，精准记录打印文档的名称、内容、页数等。还可以对用户打印的文档添加水印标记，方便发生泄密事件时追溯泄密源，有助于防止敏感信息通过打印方式泄漏。

系统可以设置打印权限，确保只有经过授权的员工才能打印这些文档。如果企业发现某名员工有泄漏机密的嫌疑，可以撤销其打印权限，防止其再次通过打印方式泄漏机密。

五、文件备份

离职员工恶意删除公司机密文件，DLP系统支持实时捕获全盘或指定路径的文件变化，并进行实时备份。可以设置员工端重要文件的类型、路径进行自动的增量备份，防止文档的恶意篡改、删除，操作不当导致的文件损坏以及勒索病毒的入侵导致文件的丢失。

这可以显著降低因员工恶意删除或篡改文件而导致的数据丢失风险。同时支持丰富的可视化报表，你可以直观了解备份系统的各项数据。