建筑设计公司图纸文档管理解决方案

方案背景

       山东某建筑设计有限公司是一家专注于高端建筑设计、规划设计、景园园林设计和室内外装饰设计的综合型设计企业，致力于为客户提供高品质的设计服务。

       随着业务的快速发展，公司面临着海量设计文档、项目资料、合同等电子文件的管理挑战。传统的文件管理方式已经无法满足公司对文档的高效检索、版本控制、权限管理及合规性要求。为此，公司决定引入亚讯EDM图纸文档管理系统，以提升其电子文件管理能力。

解决方案

   1 高效的文件检索与访问

       ● EDM图纸文档管理系统的全文搜索功能使得员工能够迅速找到所需文件，无论是基于文件名、内容关键词还是其他数据。

       ● 直观的分类和标签系统进一步提高了文件检索的精确度，员工能够快速定位到相关文档，节省了大量时间。

       ● 系统支持多种文件格式预览，员工无需下载即可查看文件内容，进一步提高了工作效率。

    2 精细化的权限管理

      ● EDM图纸文档管理系统提供了多层次的权限设置，包括用户角色、部门、项目等，确保了不同层级的员工只能访问其权限范围内的文件。

       ● 权限管理功能还支持动态调整，根据员工角色和职责的变化，管理员可以及时调整其访问权限。

       ● 详细的权限日志记录功能使得管理员能够追踪每个文件的访问和修改历史，确保了文件的安全性。

    3 智能化的版本控制

       ●  EDM图纸文档管理系统能够自动追踪和记录文件的修改历史，每次文件被修改时都会生成一个新的版本。

       ● 系统支持版本比较功能，员工可以轻松地查看不同版本之间的差异，确保使用最新的正确版本。

       ● 管理员可以设置版本保留策略，根据文件的重要性和使用情况自动删除旧版本，节省了存储空间。

    4 电子化的审批流程

       ●  EDM图纸文档管理系统支持自定义审批流程，公司可以根据不同的业务需求设置不同的审批环节和人员。

       ● 系统能够自动发送审批通知给相关人员，并通过邮件或系统消息提醒其及时处理审批请求。

       ● 审批过程中可以附加评论和意见，使得审批人员能够更全面地了解文件内容和背景。

    5 强大的数据安全保障

       ●  EDM图纸文档管理系统采用了先进的加密技术和安全策略，确保了文件在传输和存储过程中的安全性。

       ● 系统支持定期备份和恢复功能，即使发生意外情况也能够快速恢复数据。

       ● 管理员可以设置文件访问的IP限制、时间限制、模块限制等安全措施，进一步增强了文件的安全性。

方案价值

    降低了运营成本

       ● 通过引入EDM图纸文档管理系统，公司减少了纸质文件的存储、打印和传递成本。

       ● 系统支持多用户并发访问，减少了硬件设备的投入和维护成本。

        ● 高效的文件管理和检索功能使得员工能够更快地完成任务，减少了人力成本。

    提升了客户满意度

       ●  EDM图纸文档管理系统的快速响应和高效服务使得公司能够更快地响应客户的需求和反馈。

       ● 精确的文件检索和版本控制功能确保了提供给客户的文件和资料都是最新、最准确的。

       ● 通过系统化的文件管理，公司能够更好地管理和跟踪项目进度，提高了项目的交付质量和效率。

       通过引入EDM图纸文档管理系统，该建筑设计公司成功地解决了文件管理方面的挑战，实现了文档的高效检索、版本控制、权限管理等功能，不仅提高了工作效率和管理效率，降低了成本，还增强了合规性和客户满意度。这一成功案例为其他建筑设计公司提供了有益的借鉴和参考。