制造企业文件共享协同安全云盘解决方案

       传统模式中，制造企业在文件管理、文件协同上存在着诸多困难点：

 

• 供应商核心机密信息，严防死守还是被离职员工泄露出去了！
• 时不时盯着生产计划表，还是错过了改动信息，搞得仓库又缺料，不得不停工待产！
• 质量管理文件被多个人经手改了好几回，没有痕迹，现在这个差错该追溯到谁头上？
• ……

 

       亚讯信息为制造企业打造数字化文件管理与共享协作方案，在企业的产品设计开发、生产计划、材料采购、产品制造、质量管理、供应链管理、产品销售、库存管理、物流配送、售后服务等环节中，提供文件在线存储、文件共享、在线编辑、数据安全防泄露等服务，帮助制造企业实现安全的文件管理、高效的团队协作。

 

 

一、制造行业文件管理难点

 

       1 文件类型多样、管理/查找难

       制造企业涉及图纸、工艺文件、生产记录、设备维护记录、仓库清单等各种类型的文件，难以统一管理，需要应用时查找不便。

 

       2 数据难共享，文件协作不便

       制造企业通常有多个部门和分支机构，相互之间需要频繁进行数据共享和协作，但由于文件格式、操作权限等限制，难以实现。

 

       3 文件版本混乱、易出错

       制造过程中，设计图纸、技术规范、合同等文件可能经过多轮更新修改，需要管理好文件版本，确保所有人使用的都是最新版。

 

       4 生产过程数据难追溯

       制造生产过程中需要记录很多数据和信息，传统的文件管理方式很难保证每份文件都有完整的历史版本记录。

 

       5 难以规避数据安全风险

       制造企业的产品图纸、工艺流程、客户信息、供应商信息等属于需要严格保密的机密文件，传统的管理方式难以确保不泄密。

 

二、企业云盘助力文件管理、共享与协作

 

       1 制造企业全过程文件统一存储

 

       制造企业各部门产生的各种类型的文件（例如产品图纸、工艺文件、采购订单、生产记录、设备维护记录、仓库清单、检验报告、质量管理文件、交货记录、销售合同、财务文件等）可以统一在线存储至企业云盘，员工需要时，自行搜索即可。

 

       2 各部门、供应商等文件共享协同

 

       各部门员工之间、项目成员之间、企业员工和供应商之间通过云盘实现文件共享和协作。

 

       例如：生产计划部门可以通过共享文件夹及时获知订单信息；部门内多人共同编辑生产计划文件，并根据反馈不断修改，采购部据此进行采购，生产部据此安排生产制造。

 

       各部门间在共享文件下评论、沟通，及时对接。

 

 

       3 精细化权限管理，杜绝越权操作

 

       支持多权限体系管理，可以根据员工岗位和业务需求为每位员工配置不同的文件操作权限，例如设计图纸只能查看不能下载；供应商资料只供特定几人操作，其他人禁止访问，保障文件安全。

 

       也可以给重点岗位的员工设置设备和IP限制，例如设计人员和业务员只能在指定的公司电脑上登录云盘操作文件。

 

       4 云端/本地资料实时同步

 

       云盘上的常用文件夹例如设计图纸、生产计划表、采购合同、产品资料、出货进货单等，支持同步至各个员工的电脑本地。

 

       有人在电脑本地更新了同步文件夹中的文件内容，会实时同步至云盘的云端文件夹，共享给其他参与协作的伙伴，云端内容更新后也会实时同步至其他伙伴们的电脑本地。

 

       5 生产计划文件更新动态实时提醒

 

       制造部和仓库成员可以订阅需要关注的生产计划文件，每当有成员修改生产计划时，制造部和仓库成员可以实时收到文件动态消息提醒，实现对生产计划的实时掌控，从而及时安排好采购和生产进度，避免库存积压或停工待料。

 

 

       6 质量管理文件版本有序管理

 

       制造业需要追溯产品的生产过程和质量信息，企业安全云盘可以记录和管理相关文件，包括工艺流程、质检记录、不良品处理等，文件每次更新都会生成一个历史版本，从而保障每次修改都能被记录下来，方便随时追溯每个版本的修改细节。

 

       7 机密文件全方位防泄露

 

       产品图纸、生产工艺、供应商资料、客户资料等机密文件一旦落地即自动加密，员工在职时可以通过受企业控制的终端设备打开、编辑文件，其他情况下打开则为密文状态，无法查看。

 

       并可以对文档设置禁止截屏，禁止打印，只允许在本文档内进行复制、禁止把A文档中的内容复制到B文档等，确保离职员工无法带走企业核心机密。

 

 

三、典型客户案例

 

       山东某化工科技有限公司是一家化工单元操作设备及成套工程的供应商，主要致力于蒸发、结晶、干燥、塔器等化工单元操作设备的研发、设计和成套设备的供应。

 

       文件存储管理

       需求：

       图纸、工艺文件、生产记录、设备维护记录……文件格式多种多样，难以集中管理。

       解决方案：

       设计图纸、合同、产品说明、视频、功能说明书、资质等文件统一存储备份至云盘，有需要的员工自行搜索即可。

 

       文件版本管理

       需求：

       设计图纸、技术规范等文件需要多次修改更新，最新版本无法统一。

       方案：

       员工共享云盘中的文件，任何人修改文件后，文件最新版实时自动同步给其他人。

 

       文件共享协同

       需求：

       采购部和供应商、设计部和制造部、仓库和制造部等各部门间需要频繁的跨部门文件协作。

       方案：

       ① 文件统一存储在企业云盘，业务员一键分享给客户即可；

       ② 销售、设计、生产、采购、质检、仓库等各部门员工通过云盘共享文件（产品资料、订单、生产计划、设计图纸、产品信息、合同、资料检验单等），多人同时在线编辑同一份文件，高效协作。

 

       亚讯信息企业安全云系统为制造行业用户提供专业的企业云盘应用解决方案，助力制造企业文件安全管理、团队高效协作，打造行业领先的智能制造文件协同新模式。