文件外发管理软件，让企业外发文件不再是“断线的风筝”
随着信息技术和互联网的快速发展，数据以电子文档方式为企事业单位承载着越来越多重要的信息。因业务需要，企事业单位经常会碰到需将一些重要的电子文档发给客户或合作伙伴的情况，可要将文件外发，就必须对原有的加密的图纸或文件解密，一旦解密发出去，就意味着外发给客户或合作伙伴的这些重要图纸文件资料就像“断线的风筝”，将不再受到控制。
由于电子文档的容易散播性，这些外发的图纸文件如果被窃取、非法篡改或无序传播，可能会对单位造成巨大的损失，核心资料面临着被外泄的可能，这使得企事业单位所做的大量工作付之一炬，严重危害了自身的利益。因此，企事业单位既要保护自身的利益，同时又想将必要的数据与外界交流。
文件外发管理软件主要是利用强大的文件加解密处理技术，针对外发文件的不同重要性，授予不同用户的认证方式和访问权限，使得外发文件加密不会被篡改以及无序传播。此模块是针对文件解密后在外部泄露的风险而提供对应解决方案，当需要外发单位内部文档时，只需进行外发申请后经单位高管审核确认即可明文外发，同时对外发文件还能设置打开的次数、使用有效期、是否在指定电脑上打开、是否可以修改编辑、是否可以打印等，有效防止外发文档的二次扩散。
一、外发人员身份认证：
首先就是对外发用户的身份认证，用户必须在已经安装文件外发管理软件的电脑上，插入被授权的USBKEY进行身份认证合法后，才可以制作外发文件。
二、外发文件身份认证控制：
其次是外发文件可根据重要性和阅读对象区分，即可以根据重要性不同以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置不同的认证方式。
外发文档的访问认证方式：口令、机器码、PC绑定、联网证书等方式。
三、外发文件阅读权限控制：
外发文件还可根据重要性不同以及阅读对象的不同，设置不同的操作权限。
外发文档的操作权限包括：文件浏览次数、限制使用时间、可否打印、修改、复制、删除、还原、回收、防止内容拖拽或拷屏、设置自动销毁等。
四、文件外发打印控制（自带浏览器）
通过虚拟打印机的方式，将图片、文本、图纸文件转换成类似PDF格式的系统专用图档文件。文本本身自带浏览器，把这个文件发给客户，客户不需要启动任何外部浏览器和程序，点击文件时就会启动自带的浏览器就可以阅读，文件内容不能拷贝、不能打印，只能阅读。
1. 可设置时间、使用次数、密码、网络同步验证、指定计算机多种参数。
2. 无论复制成多少个副本，多个副本的操作次数总和为当时设定的次数。
3. 网络时间同步验证，解决修改系统时间来达到篡改有效时间的问题。
五、文件外发操作控制（非浏览器方式）
与浏览器形式最大的区别是，不改变文件类型，只是将图纸文件经过外发系统特殊算法加密发给合作单位，比如DWG文件外发系统加密后，还是用CAD软件打开DWG文件。只是合作单位在打开外发加密文件，必须启动外发系统客户端。外发系统并不影响外合作单位其机器上的自有文件，只对外发系统加密的文件完成加解密操作。合作单位可以在外发系统控制下，阅读及编辑等进一步操作。特别适用一些结构复杂的委外设计、委外加工的三维文件，也适合一些Office文件外发阅读控制。
1. 可设置时间、使用次数、密码、网络同步验证、指定计算机多种参数。
2. 可设置编辑权限、打印权限、剪切版加密、屏幕截图等功能限制。
3. 可适用于三维图纸及复杂文件外发控制，文件在外部可继续编辑修改。
4. 无论复制成多少个副本，多个副本的操作次数总和为当时设定的次数。
5. 网络时间同步验证，解决通过修改系统时间达到篡改有效时间的问题。
文件外发管理软件主要是采用虚拟盘形式来加强文件加密有效安全性，并结合HOOK对文件的操作权限进行控制，从而让外发文件不会像“断了线的风筝”一样无序散播，造成承载企业核心数据的文件被泄露，使得企事业单位遭受重大的损失。文件外发管理软件加强并巩固了企业的核心竞争力，保障企业研发、市场、财务等业务体系核心数据的安全性，有效保障企业长久、安全、高效的运作，为企业的长期盈利能力提供数据安全保障。
更多关于文件外发管理控制，请见如下相关内容：
1、文件外发管理软件
2、如何管控企业文件外发权限
3、如何防止外发图纸文件的内容外泄
